Part I:

Davant d’una mes que possible recessió econòmica en la Eurozona als trimestres venidors o com a mínim, un PIB que rondi el 0%, resulta molt important prendre en consideració els potencials efectes que una desacceleració de l’economia pot arribar a tenir sobre les finances de la teva empresa.

Des d’Augé Holding Group, com a resultat del constant assessorament en matèria comptable, econòmica, fiscal i de planificació empresarial als nostres clients, observem molt habitualment, una repetició dels mateixos errors en la gestió d’un negoci. Aquests errors poden contribuir a concedir un escàs marge de maniobra als empresaris, condemnant-los a una política d’acomiadaments forçosos, reducció de costos operatius de valor afegit, reducció en la qualitat del servei o del producte i un llarg etcètera que pot portar fins les pitjors conseqüències.

Per això, en aquesta Newsletter (la primera d’aquesta edició) us presentem els primers consells pràctics basics per poder controlar i sanejar degudament els processos i les finances de la vostra empresa:

1. Anàlisis financer inicial:

En primer lloc, havem de saber on estem. Com empresari, fa falta que analitzis si cada un dels compartiments, seccions, àrees de treball, departaments etc. de la teva empresa estan degudament reflectits en la teva comptabilitat a nivell analític. A afectes de poder determinar un rendiment segmentat de cada una de les teves àrees productives, necessites dur a terme una imputació d’ingressos i despeses detallada i adequada a les necessitats i realitat de cada secció.

Per això, quan iniciïs la teva anàlisi, no oblidis parcel·lar les diferents àrees de la teva empresa atès que podràs estudiar molt millor el rendiment individualitzat de cada servei o producte, o eventualment de cada treballador i fins i tot de cada cost operatiu imputat a aquesta àrea.

D’altra banda, cal que analitzis tots els teus centres de costos (o àrees no productives) per repercutir degudament a les teves àrees productives les parts proporcionals de l’aprofitament d’aquests costos. D’aquesta manera podràs identificar clarament si hi ha costos superflus o innecessaris com tractarem més endavant.

D’altra banda, has d’identificar la procedència i el volum de diversificació de les teves fonts d’ingressos amb la finalitat de poder utilitzar les dades financeres a la teva política comercial present i futura. A més d’un examen dels ingressos i costos de la teva empresa, no has d’oblidar dur a terme un estudi dels teus fluxos de caixa ja que la salut de la teva tresoreria és la base de la subsistència del teu negoci.

2. Sistema d’estudi recurrent de tresoreria.

En aquest punt, recomanem sempre intentar construir eines (mètriques) que permetin identificar la magnitud que hi ha entre una despesa comptable i una sortida de capital; i un ingrés comptable i una entrada de capital. Gairebé cap empresa cobra el 100% de les factures en el moment exacte en què emet una factura ni assumeix les despeses en el moment precís que rep una factura. Per tant, i per poder saber mes a mes si l’estat de la teva tresoreria és l’adequat, necessites construir eines que et siguin útils.

Però com podem saber quin és el nivell de tresoreria adequat per a una empresa?

Com és lògic, l’empresari ha d’entendre que les entrades mitjanes de caixa a què ha d’aspirar han de permetre cobrir les sortides recurrents (costos operatius recurrents com salaris, proveïdors fixos, llum, lloguer, etc.) i deixar, com a mínim, un marge de tresoreria positiva mes a mes que no s’allunyi ostensiblement del marge d’explotació mitjà del negoci (ja que d’allunyar-se’n massa podem trobar-nos davant d’un problema en la política de cobraments i la seva periodicitat o davant d’una situació de morositat enquistada).

Els negocis estacionals o aquells que tenen algun mes concret d’escasses entrades de tresoreria han de treballar en estratègies per no generar tresoreria negativa durant aquests períodes (si no fos així, correrien en risc d’entrar en un cercle viciós entre mesos “bons” i “dolents”) ”, arribant a mitges anuals de Cash -Flow properes a 0. – allò menjat pel servit-), encara que el seu compte d’explotació reflecteixi un marge positiu del 20% (que malauradament mai acaba existint en tresoreria).

La tresoreria positiva mensual, si n’hi ha, ha de tenir vocació de fons de maniobra en els comptes operatius mateixos de l’empresa davant de qualsevol període de complicació en la recepció de cobraments o davant de qualsevol desacceleració d’ingressos periòdica. Tot i això, aquest no és el fons de reserva del que parlarem a continuació.

3. Fons de reserva

Un fons de reserva no només s’ha de constituir a tota empresa, sinó que ha d’existir una política molt concreta sobre els supòsits en què es permet acudir-hi (ja que es pot confondre amb l’excedent de caixa del dia a dia als comptes operatius del que acabem de parlar).

Aquest fons de liquiditat s’ha de nodrir principalment de, el % mensual de tresoreria positiva que determinem -per exemple, un terç de la tresoreria positiva mensual-, l’entrada d’ingressos extraordinaris o imprevistos i el romanent que es vulgui destinar a reserves un cop analitzat el resultat de l’exercici econòmic (sempre que aquesta suma existeixi en tresoreria).

Idealment, una empresa hauria d’aspirar a disposar d’un fons de reserva que li permetés cobrir de 3 a 6 mesos de costos operatius totals, per garantir que, davant de circumstàncies completament excepcionals, aturades de l’economia, problemes de mercat a nivell sectorial, etc. els costos essencials es poguessin cobrir. Assumint que en aquests períodes l’empresa buscaria ràpidament fórmules per minorar-ne els costos i per preservar un mínim d’ingressos, un fons de reserva d’aquesta magnitud podria ajudar una subsistència del negoci durant més d’un any.

Per descomptat, l’impacte màxim i menys previsible que acabem d’exposar ens serveix per calcular quin hauria de ser el volum total o ideal del nostre fons de reserva. No obstant això, per evitar la temptació d’assumir despeses innecessàries quan hi ha excedents (típic en moments d’abundància), o de dur a terme disposicions que no siguin pertinents o no responguin a fi de l’empresa, ha d’existir una política concreta que determini els únics supòsits en què es pot fer ús del fons de reserva (exemple: Indemnitzacions a treballadors, accidents, reparacions superiors a X valor, condemnes judicials, etc.), així com un pla per refinançar-lo cada cop que la xifra baixi de l’objectiu de dotació del fons.

4. Eliminació de despeses improductives

Continua sorprenent veure com la gran majoria de les empreses fan aigües a nivell de costos. La manca d’anàlisi de la productivitat que genera cadascun dels costos és una de les condemnes més grans per a la salut financera d’una empresa.

Executar el plantejament que formularem és una cosa laboriosa, però eminentment senzilla. Tota empresa ha de llistar el 100% dels seus costos i, per a cadascun, dur a terme una qualificació sobre la seva essencialitat per a l’existència del negoci (per exemple, el lloguer del local de restauració tindria una qualificació de 10 sobre 10) . En aquest sentit, tots aquells costos que hagin estat qualificats, per exemple, per sota de 5, haurien de ser objecte destudi. No pel fet de determinar, ja si són essencials, sinó si són realment productius.

Una de les revelacions més grans que pot tenir un empresari és identificar que un percentatge determinat dels costos de la seva empresa són enfonsats perquè no contribueixen a la generació concreta d’un ingrés. Per tant, és fonamental que, amb l’anàlisi de cada cost, s’intenti generar una correlació directa amb el tipus d’ingrés a què contribueix, tant directament, com indirectament.

Un cop feta aquesta neteja, la rotació mensual de la teva empresa serà més sana i fins i tot podràs plantejar-te l’assumpció de nous costos sempre que aquests puguin incrementar el teu marge d’explotació i serveixin a la teva causa. Moltes empreses no es veuen capacitades per a una major assumpció de costos que puguin generar valor afegit per fer créixer el negoci precisament pel fet de no haver eliminat tots aquells costos que tenen poca o nul·la aportació positiva al compte d’explotació.

Aquests són només alguns consells simples per iniciar el sanejament d’una economia d’empresa, pertanyi al sector que pertanyi.

Des d’Augé Holding Group seguirem publicant edicions ulteriors en què exposem més consells perquè la teva empresa pugui preparar-se per a una recessió econòmica o per a circumstàncies adverses a nivell financer.