В любой компании, будь она малой, средней или крупной, каждый из ее работников является важным ключом к достижению поставленных ею целей. Каждый сотрудник должен иметь четкие функции внутри команды и умение их развивать в правильном направлении. Очень важно иметь грамотно выстроенную систему управления, но прежде необходимо начать с основ правильной организации. Одна из фигур, на которой стоит фундамент организации среднего предприятия – это секретарь.

Секретать — это профессиональная фигура, которая напрямую сотрудничает с генеральным руководством, отвечая за логистические и организационные аспекты. Он отвечает за правильно распланированное время руководителя, следит за наличием канцелярских принадлежностей, за исправностью оргтехники, организует совещания, переговоры и прием посетителей, следит за сроком исполнения поручений руководителя и т.д. В течение многих лет у секретаря компании было немного других функций, кроме обслуживания клиентов, приема и передачи сообщений, ответов на телефонные звонки, ксерокопирования и ведения делопроизводства.

Следует отметить, что описанная выше профессиональная позиция является фильтром между руководством, сотрудниками и клиентами. Секретарь организует встречи, отвечает на электронные письма и телефонные звонки, поступающие на центральную линию, выделяя из поступивших заказов только действительно важные для руководства.

По мере развития компаний менялись и их потребности. Со временем фигура секретаря дирекции стала важной составляющей организационной структуры любой компании (больше для категории среднего, чем малого бизнеса).

В итоге, независимо от того, прошел ли данный специалист профессиональное обучение, имеет ли высшее образование, он должен быть организованным, динамичным, коммуникабельным и приветливым, владеть иностранными языками, так как именно он будет выступать в качестве связующего звена между различными отделами компании, руководством и клиентами.